Polityka informowania o nieprawidłowościach (whistleblowingu)

1. Wprowadzenie

W Daikin jesteśmy zdecydowani prowadzić naszą działalność w sposób przejrzysty. Dążymy do pełnej zgodności z prawem wszędzie tam, gdzie działamy. W całej grupie Daikin Europe Group¹ pracownicy są zobowiązani do przestrzegania naszego kodeksu Etyki Korporacyjnej Grupy, który promuje właściwe postępowanie i ma na celu upewnienie się, że w miejscu pracy nie występują żadne nielegalne działania. Zasady naszej Etyki Korporacyjnej są takie same dla każdego kraju i sektora biznesowego, w którym działamy. Zasady Etyki Korporacyjnej można znaleźć na naszej stronie internetowej www.daikin.eu.

Zachęcamy wszystkich do zgłaszania pytań lub wątpliwości oraz do zgłaszania podejrzeń o nieetycznych lub niezgodnych z prawem zachowań w naszych praktykach biznesowych. Daikin Europe Group gwarantuje, że przesłane zgłoszenia będą traktowane z zachowaniem pełnej poufności.

W niniejszych zasadach wyjaśniamy, w jaki sposób można przesłać zgłoszenie i w jaki sposób przeprowadzamy dochodzenia w następstwie przesłanego zgłoszenia. Objaśniamy również ochronę oferowaną każdemu, kto przedłoży zgłoszenie (sygnaliście).

2. Kto może przesłać zgłoszenie?

Każdy może zgłosić podejrzewane lub zaobserwowane niewłaściwe postępowanie w grupie Daikin Europe Group: pracownicy, a także interesariusze zewnętrzni, tacy jak wykonawcy, konsultanci, usługodawcy, agenci, klienci itp.

3. Gdzie można przesłać zgłoszenie?

Istnieje wiele sposobów dokonywania zgłoszeń. Można wybrać kanał, z którym użytkownik czuje się najbardziej komfortowo.

• Można zwrócić się do osoby upoważnionej do kontaktów w firmie Daikin.
• Zgłoszenie można przesłać za pośrednictwem infolinii dla sygnalistów, dostępnej przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Infolinia przyjmuje zgłoszenia za pośrednictwem formularza online lub telefonicznie, zawsze w preferowanym języku. Dostęp do infolinii można uzyskać korzystając z następującego linku: http://daikineurope.ethicspoint.com.

Aby utworzyć zgłoszenie, należy kliknąć łącze i przejść do sekcji „Tworzenie zgłoszenia”.

• Należy wybrać swój kraj i wskazać preferowaną metodę raportowania, formularz online lub telefon. Po wybraniu opcji telefonu zostanie wyświetlony numer telefonu dla danego kraju.
• We wszystkich przypadkach użytkownik otrzyma identyfikator użytkownika i hasło. Pytania i informacje będą udostępniane za pośrednictwem tej platformy. Na każdym etapie można ponownie odwiedzić platformę i zostawić dokumenty lub zadać dodatkowe pytania.
• W niektórych krajach mamy specjalny kanał raportowania, dostępny na stronie internetowej lokalnego podmiotu².

4. Czy można dokonać zgłoszenia anonimowo?

Opcja ta jest dostępna, choć w niektórych krajach może nie być to prawnie dozwolone³. Incydenty można zgłaszać anonimowo, choć w niektórych krajach może to być niedozwolone. Prosimy o podawanie wystarczająco szczegółowych i rzetelnych informacji, abyśmy mogli skutecznie zbadać zgłoszenie.

5. Jakiego rodzaju incydent można zgłosić?

Można zgłosić dowolny rodzaj wątpliwości, na który chce się zwrócić naszą uwagę, ale niniejsza polityka ma na celu przyjmowanie zgłoszeń dotyczących naruszeń lub podejrzeń naruszeń etyki korporacyjnej Daikin Europe Group lub przepisów prawa. Takimi naruszeniami mogą być na przykład naruszenie praw człowieka, naruszenie przepisów dotyczących konkurencji, przestępstwo lub spowodowanie szkód w środowisku.

6. Czy sygnalista jest chroniony po zgłoszeniu incydentu?

Daikin zobowiązuje się chronić sygnalistę przed wszelkimi niedogodnościami, nawet jeśli po przeprowadzeniu dochodzenia okaże się, że nie doszło do naruszenia. Nie tolerujemy działań odwetowych w jakiejkolwiek formie (zwolnienie, odmowa awansu, zawieszenie, ...) wobec osób, które zgłosiły naruszenie w dobrej wierze, mając uzasadnione podstawy, by sądzić, że doszło do naruszenia.

Jeśli jednak ktoś świadomie zgłosi lub publicznie ujawni nieprawdziwe informacje, może zostać ukarany. Ponadto mogą pojawić się roszczenia o odszkodowanie za szkody wynikające z fałszywych zgłoszeń lub publicznego ujawnienia nieprawdziwych informacji.

7. W jaki sposób zapewniamy poufność.

Daikin traktuje jako poufne wszystkie zgłoszenia, ich treść, tożsamość osoby zgłaszającej i innych zaangażowanych osób. Przesłane zgłoszenie wykorzystamy do przeprowadzenia dochodzenia i wdrożenia wszelkich środków w związku z jego wynikiem.

Informacje o faktach lub wątpliwościach możemy ujawnić w ramach postępowania sądowego lub innej procedury wszczętej przez organ władzy. Możemy również ujawnić informacje, jeśli zdecydujemy, że naruszenie powinno zostać zgłoszone władzom i/lub gdy wniesiemy oficjalną skargę. Możemy również ujawnić treść zgłoszenia kierownictwu i/lub naszym zewnętrznym doradcom.

8. Co dzieje się po przesłaniu zgłoszenia?

Wszystkie zgłoszenia traktujemy poważnie i podchodzimy do nich z należytą uwagą.

Komitet Audytu Daikin Europe Group lub lokalny przedstawiciel, tam, gdzie jest to wymagane przez prawo, jest odpowiedzialny za zbadanie otrzymanych raportów. Komitet Audytu / lokalny przedstawiciel podejmie następujące kroki po otrzymaniu raportu:

• W ciągu 7 dni Komitet Audytu wysyła potwierdzenie odbioru do osoby zgłaszającej.
• Następnie Komitet Audytu decyduje, czy raport jest dopuszczalny, czy nie. W przypadku, gdy zgłoszenie nie jest dopuszczalne, ponieważ wykracza poza zakres niniejszej Polityki, Komitet Audytu informuje o tym zgłaszającego.
• Jeśli raport jest dopuszczalny, Komitet Audytu przeprowadza dochodzenie.
  • Komitet Audytu może zwrócić się o pomoc do innych podmiotów, takich jak spółki zależne lub wydziały biznesowe.
  • Komitet Audytu może przeprowadzić rozmowy z pracownikami i/lub stronami trzecimi, które mogą posiadać wiedzę na temat zgłoszonego incydentu.
  • Komitet Audytu dokona przeglądu dokumentów związanych ze zgłoszonym incydentem.

• Po zakończeniu dochodzenia Komitet Audytu podejmuje decyzję w danej sprawie.
  • Jeśli sprawa zostanie potwierdzona, Komitet Audytu podejmie odpowiednie działania w celu rozwiązania zidentyfikowanych obaw.
  • Jeśli zidentyfikowany incydent nie zostanie potwierdzony, sprawa zostanie umorzona.

• Komitet Audytu informuje osobę zgłaszającą o wyniku w ciągu 3 miesięcy.

Komitet Audytu w pełni respektuje prawo do obrony każdej osoby zaangażowanej w dochodzenie. Osoby te otrzymają informacje o faktach lub obawach i zostaną wysłuchane.

Naruszenie zasad etyki korporacyjnej może prowadzić do zastosowania środków dyscyplinarnych lub rozwiązania stosunku pracy. Jeśli naruszenia dopuści się strona trzecia, możemy rozwiązać stosunek umowny z taką stroną lub jej pracodawcą.

9. W jaki sposób przestrzegamy przepisów o ochronie danych.

Obsługa zgłoszeń wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych. W zależności od incydentu grupa Daikin Europe Group może gromadzić dane, takie jak imiona i nazwiska, informacje kontaktowe, stanowiska, dzienniki dostępu do systemu i szczegóły związane z incydentem.

Zachowujemy dane osobowe przez cały okres trwania dochodzenia. Możemy je później przechowywać przez pewien czas, w oparciu o naszą ocenę ryzyka i wymogi prawne, ale nigdy dłużej niż zezwalają na to obowiązujące przepisy prawa. W przypadku określonych typów danych (np. dzienników dostępu) mogą obowiązywać krótsze okresy przechowywania. Możemy przechowywać dane przez dłuższy czas w oparciu o uzasadniony interes, na przykład w przypadku potencjalnych przyszłych sporów sądowych lub postępowań regulacyjnych, ale będziemy to robić zgodnie z zasadami minimalizacji danych i prawami użytkownika.

Należy pamiętać, że sygnalista ma prawo:

• Uzyskać dostęp do swoich danych osobowych i otrzymać ich kopię.
• Poprawiać niedokładne lub niekompletne dane osobowe.
• Usunąć swoje dane osobowe w pewnych okolicznościach.
• Ograniczyć przetwarzanie swoich danych osobowych.
• Wyrazić sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych w oparciu o uzasadnione interesy.
• Uzyskać dane osobowe w formacie przenośnym.
• Złożyć skargę do organu ochrony danych w kraju, w którym incydent został zgłoszony.

Aby uzyskać szczegółowe wyjaśnienia i skorzystać z przysługujących praw, należy kontaktować się z koordynatorami ds. ochrony danych pod adresem dpc@daikineurope.com.

Zapoznać się z naszą Polityką ochrony danych, aby uzyskać więcej informacji na temat naszych praktyk dotyczących tej dziedziny⁴.

10. Postępowanie i ochrona sygnalistów w Unii Europejskiej

W Unii Europejskiej przepisy państw członkowskich oraz tzw. dyrektywa UE5⁵ zapewniają ochronę osobom, które zgłaszają (domniemane) naruszenia prawa („whistleblowing”).

Warunki korzystania z takiej ochrony są następujące. Prosimy o zapoznanie się ze szczegółowymi wymogami obowiązującego prawa:

• Sygnalista musiał mieć uzasadnione podstawy, aby sądzić, że informacje były prawdziwe w momencie ich zgłaszania i że mieściły się one w zakresie obowiązującego prawa;
• Sygnalista złożył wewnętrzny lub zewnętrzny raport lub dokonał publicznego ujawnienia zgodnie z przepisami prawa.

Raportowanie wewnętrzne oznacza korzystanie z jednego z kanałów raportowania Daikin Europe Group. Zachęcamy do korzystania z nich w pierwszej kolejności.

Raportowanie zewnętrzne oznacza przekazanie raportu kompetentnym organom w państwie członkowskim UE. Te kompetentne organy są wymienione w załączniku 1. Zewnętrznego kanału zgłaszania można użyć po zgłoszeniu za pośrednictwem wewnętrznego kanału Daikin Europe Group, który nie działał prawidłowo.

Ujawnienie publiczne oznacza bezpośrednie przekazanie informacji opinii publicznej, na przykład za pośrednictwem platformy internetowej, mediów społecznościowych lub środków masowego przekazu. Podczas publicznego ujawniania informacji sygnalista powinien być objęty ochroną, jeśli

• naruszenie najpierw zostało zgłoszone wewnętrznie i zewnętrznie, ale pozostało nierozwiązane lub nie podjęto odpowiednich działań, lub
• sygnalista ma uzasadnione podstawy, aby sądzić, że istnieje bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego lub, w przypadku zgłoszeń zewnętrznych, istnieje ryzyko działań odwetowych.

Nie wszystkie sprawy obejmowane zakresem etyki korporacyjnej stanowią zgłoszenie nieprawidłowości. Określamy je mianem „kwestii etycznych”. Ochrona jaką prawo zapewnia osobie zgłaszającej kwestię etyczną nie jest taka sama w przypadku zgłaszania nieprawidłowości. Niemniej jednak Daikin Europe Group będzie traktować zgłoszone kwestie etyczne w ten sam sposób: wytyczne i procesy niniejszej Polityki mają zastosowanie do wszystkich otrzymanych zgłoszeń, niezależnie od tego, czy chodzi o zgłoszenie nieprawidłowości, czy o kwestię etyczną.

11. Pytania

W razie jakichkolwiek pytań można kontaktować się z C. Vyncke, dyrektorem i osobą odpowiedzialną za kwestie prawne w Daikin Europe N.V.

Adres e-mail: vyncke.c@daikineurope.com

ZAŁĄCZNIK 1: Właściwe organy przyjmujące raporty zewnętrzne

Austria	Biuro ds. zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa UE w Wiedniu
Belgia	Federalny Rzecznik Praw Obywatelskich Vlaamse Ombudsman Rzecznik Praw Obywatelskich Regionu Stołecznego Brukseli Ombudsfrau der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens
Bułgaria	Komisja ds. zwalczania korupcji i konfiskaty nielegalnych aktywów
Chorwacja	Rzeczniczka Praw Obywatelskich Republiki Chorwacji
Cypr	Aby zidentyfikować właściwy kanał, za pośrednictwem którego można dokonać zgłoszenia, sygnaliści mogą skontaktować się z lokalnym radcą prawnym i/lub biurem rzecznika praw obywatelskich.
Republika Czeska	Ministerstwo Sprawiedliwości, Departament ds. konfliktu interesów i przeciwdziałania korupcji
Dania	Duński Urząd Ochrony Danych
Estonia	Ministerstwo Sprawiedliwości, Estoński Departament Polityki Kryminalnej
Finlandia	Ministerstwo Sprawiedliwości
Francja	Defenseur des Droits
Niemcy	Zewnętrzny organ zgłaszający zgodnie z projektem ustawy o ochronie sygnalistów w Federalnym Urzędzie Sprawiedliwości Niemiec (Niemcy)
Grecja	Krajowy Organ ds. Przejrzystości
Węgry	Komisarz ds. Praw Podstawowych
Irlandia	Rzecznik Praw Obywatelskich Garda, GSOC Jednostka ds. ujawniania informacji chronionych (PDU)
Włochy	Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC)
Łotwa	Kancelaria Państwowa, Punkt Kontaktowy dla Sygnalistów
Litwa	Biuro Prokuratora Generalnego
Luksemburg	Luksemburski Urząd Usług Finansowych - CSSF Luksemburska Komisja ds. Ubezpieczeń - CAA Luksemburski Urząd Ochrony Konkurencji Luksemburski Urząd ds. Opłat Rejestracyjnych, Nieruchomości i VAT - AED Luksemburski Inspektorat Pracy i Górnictwa - ITM Luksemburska Komisja Ochrony Danych - CNPD Luksemburskie Centrum Równości Szans - CET Mediator, w ramach swojej misji przeprowadzania zewnętrznych kontroli miejsc, w których przebywają osoby pozbawione wolności Rzecznik praw dzieci i młodzieży Luksemburski Instytut Regulacyjny - ILR Niezależny Luksemburski Organ Regulacyjny ds. Audiowizualnych Usług Medialnych - ALIA Izba Adwokacka w Luksemburgu i Diekirch Luksemburska Izba Notarialna Luksemburska Rada Lekarska Administracja ds. Przyrody i Lasów - ANF Administracja Zarządzania Wodą - AGE Administracja Żeglugi Powietrznej - ANA Krajowy Rzecznik Praw Konsumentów Stowarzyszenie Architektów i Inżynierów Konsultantów - OAI Luksemburskie Stowarzyszenie Biegłych Księgowych - OEC Luksemburski Instytut Audytorów - IRE Luksemburska Administracja Podatków Bezpośrednich - ACD
Malta	Malta składa zewnętrzne raporty do jednego z właściwych organów wymienionych w przepisach prawa. Obejmują one: Komisarza ds. Dochodów (CfR), Jednostka Analizy Wywiadu Finansowego (FIAU), Malta, Urząd Nadzoru Usług Finansowych (MFSA), Komisarza ds. Organizacji Wolontariatu (CVO), Stałą Komisję do Walki z Korupcją i Rzecznik Praw Obywatelskich.
Królestwo Niderlandów	Huis voor Klokkenluiders (Niderlandy)
Polska	Rzecznik Praw Obywatelskich (chociaż ostateczna ustawa nie została jeszcze przyjęta - styczeń 2024 r.)
Portugalia	Prokurator Generalny
Rumunia	Ministerstwo Sprawiedliwości
Słowacja	Kancelaria Premiera / Departament Przeciwdziałania Korupcji Biuro Ochrony Sygnalistów
Słowenia	Komisija za preprečevanje korupcije
Hiszpania	Agencia Valenciana Antifraude Ministerio de Justicia Oficina Antifrau de Catalunya Biuro Zapobiegania i Zwalczania Korupcji na Balearach Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción
Szwecja	Szwedzki Urząd Środowiska Pracy

1 Daikin Europe Group składa się z Daikin Europe N.V. i Daikin Europe Coordination Center N.V., ich oddziałów i spółek zależnych, a także odpowiednich oddziałów i spółek zależnych tych oddziałów i spółek zależnych.

2 Zobacz strony internetowe podmiotów z siedzibą we Włoszech.

3 Osoby przebywające lub dokonujące zgłoszeń związanych z Republiką Czeską lub Węgrami powinny zasięgnąć porady przed dokonaniem anonimowego zgłoszenia, ponieważ anonimowe zgłoszenie może nie podlegać ochronie przewidzianej w prawie krajowym.

4 https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html

5 Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii